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 台灣法律網 > 法律知識庫 > 作者專欄(二) > Alice Cheng

公司的誕生:公司證照及相關之法律文件管理

文 / Alice Cheng
【台灣法律網】


公司證照及相關之法律文件管理
公司的證照就像個人的身份證明文件一樣, 應妥善保管, 並且定期檢查是否已逾有效期間而辦理更新手續。因此, 對於公司證照也應設有專人或有一定的流程予以管理。

(一)公司證照
所謂公司的證照:係指公司執照(但自九十一年起經濟部已取銷公司執照之發放)、營利事業登記證、工廠登記證、各類公會會員證、公會投標比價證明書等。  因為這些證照攸關公司權益問題, 例如公司登記的住址是否有變更? 或營業項目內容, 這是影響公司是否可以合法經營業務之重大事項。至於公司登記之資本額是否有變更? 有變更要辦理變更登記, 除此之外, 資本額的多寡是可能影響到參與公民營事業投標業務。

(二)印鑑章
另外有關印章也不可忽視之, 一般而言公司的有辦理公司登記事項所使用之印鑑章, 另外也有辦理勞健保用之專用章, 還有統一發票所使用之發票專用章, 公司開立支票所使用之印鑑、請款專用之請款章或其他具公司名稱或部門名稱之各式印章、橡皮章及負責人之私章。在這麼多的印章中, 如果沒有一套良好的管理, 也是可能會產生法律問題之處。

(三)公司內部規章
所謂的公司規章從公司的憲法--公司章程、員工工作手冊、公司背書保證辦法、公司資產處分及取得辦法等均屬之。此類文件因可能涉及公司是否依約定營運外, 尚包括資方與勞方之共同遵守之規定及公司營運應遵循的規則用以杜絕內線交易或關係人交易造成公司股東之損害, 因此這部份的文件除應妥善保存外, 最重要的應教育相關從事此業務的同仁充分明瞭, 並且遵行辦理。

(四)公司資產文件
從公司不動產各項登記所有權狀如建物所有權狀及土地登記所有權狀、車輛之車籍資料及各項無體財產權之權利證明, 如專利權證書、著作權登記謄本、商標權證書等, 這些都是公司的重要資產, 除表彰公司的權利外, 也保障公司在行銷品牌、軟體開發或硬體技術上的保障及實力。因此定期就這些資產予以逐一清點並確定其權利並未消滅或是否有設定質權、抵押權等權利設定之不利公司事由, 這些也都應注意。

(五)保險資料
公司應定期檢查其所投保之產物保險是否足以因應公司突發災害之損失。平日對於廠區或公司內部之公共安全風險管理亦不得輕忽之。在這部份, 如果公司有此項需求, 除了特別聘用風險管理專家到廠進行檢視建議改善方案外; 有些保險公司也可提供此類的協助, 幫助廠商建立風險管理, 用以降低營業風險同時也可達到保費節省之目的。
然而百密終有一疏, 因此妥善的保管投保之保單及確定保單的有效性可以在災害來臨後依保單及相關資料向保險公司要求索賠以期災害降到最低。

(六)專人管理
前面所提之各類文件, 如公司證照類在公司設立後所取得各項證照可能有期限性或是一有變動是需向主管機關辦理申請註冊登記, 例如:公司資本有變動時,則應向經濟部商業司進行證照變更申請。因此所指定的專人管理是指對公司證照保管使用及例行性的換證、更新及備用證件。
至於印鑑的保管人對於使用人應列單或列表管理, 其中應列明借用時間、用途及使用人,並按時歸還,若因故逾時歸還應事先告知管理人。
證照影本及印鑑印模均應留底於特定部門列入保管記錄。    
對於各項屬於公司資產之權狀文件, 更應定期檢查是否有遺失或是被不當為各項抵押權、質權設定或轉讓權利之行為。有關風險管理文件除定期檢驗外, 尚需依公司情況變化需求決定予以加保或為特別方面之加強管理。

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作者簡介
Alice Cheng
現職:科技公司法務部副理

 

 

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