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應收帳款是公司的血液--管理企業的信用風險

文 / 游淑萍
【台灣法律網】


文/游淑萍 (怡華信用管理服務 副總經理)


以信用狀為付款方式在國際貿易上已逐漸式微,相對地是增加以記帳(Open Account)或電匯(T/T)的付款方式。這樣的現象造成了應收帳款佔企業的現金流量的比率逐漸攀升,同時也出現了新的管理要求和針對應收帳款管理的商業服務,如傳統的商業徵信報告、應收帳款承讓業務(Factoring)到開辦應收帳款保險,或利用財務工程來將應收帳款包裝成有價證券的應收帳款證券化(Securitization)等。應收帳款管理的重要也使得許多企業必須設立專門的職務,如信用分析師或信用經理等來對公司龐大的應收帳款進行管理。

內部應收帳款的管理

應收帳款產生之前,首要注重客戶的信用管理,因為應收帳款的成功回收有賴於良好的授信基礎。針對要進行放帳的客戶,企業在交易前可透過信用調查來瞭解客戶的信用狀況,並建立起客戶個別的信用檔案;一般而言,若企業決定自行進行信用調查,其調查方式有:請客戶主動提供最近的財務報表或相關信用資料、查詢政府機構的廠商資料庫、實地訪查、向其他供應商照會或透過其往來銀行來瞭解。

如何從眾多收集來的資料中對客戶信用能力,亦即未來能如期還款的能力作評估呢?衡量客戶的信用時,傳統上有所謂的5C,即所謂的品格(Character)、能力(Capacity)、資本(Capital)、擔保品(Collateral)和情勢 (Condition)。而金融機構則針對授信戶有一套5P評估標準,即前景展望 (PROSPECT)、債權保障 (PROTECTION)、還款來源 (PAYMENT)、資金用途 (PURPOSE)和授信戶 (PEOPLE)本身。其實不論是5C或5P,都在於強調信用評估是全面性的,不單單只是從客戶的財務資料得到片面的數據分析,尚需就客戶所處的經濟環境和其所處產業的競爭力甚至是對擔保品價值予以評估,才能判斷出企業債權受到保障的程度。畢竟信用是一種動態的現象而不僅只是在某個時點下的表現而已。

除了建立客戶的信用檔案,企業也可依本身應收帳款管理的目標來建立一套完善的信用政策,並讓該政策貫徹於企業組織中。今日應收帳款管理的目標已不再只是財會人員的管理數字,它還可能協助公司達成業務目標。而在企業制定信用政策前應考量到:該政策是否符合業務發展目標和財務管理目標、是否會提高公司市場競爭性、授信時衡量標準為何、額度放審的機制和層級、例外管理的說明、電子化的程度、標準作業流程等。基本上企業應掌握數個原則:
一、量化管理目標:以應收帳款相關的數據做為管理的標的並檢視政策施行的效果,可利用的數據如平均每期應收帳款總額、應收帳款週轉率、平均收帳天期、流動比率&速動比率和年度呆帳率、信用管理成本和效益比等。
二、標準的選擇:目標管理可能無法在一次將所有欲達成的目標達到,因此可以先從對公司現階段最優先重要的目標開始,例如減少應收帳款平均收現天期或降低每年度公司在信用管理所支出的費用。
三、趨勢表現:可以設定為每月、每季、每年的不同期比較。
四、80/20 管理法則:針對公司的重要客戶或策略性的客戶,應定期地對其信用檔案進行更新。而無論是否授予信用,都應該設定未來的複查日期。 建議複查日期不應超過信用決定日期後的六個月內。
五、同業比較:除了向同業照會了解外,企業也可參考由聯徵中心每年所出版的「主要行業財務比率分析」予以比較。

標準信用政策其組成要素

一、適用範圍:說明該政策的適用部門,層級和客戶類型及授信範圍。
二、政策內容:客戶類別 / 付款條件類別 / 授信範圍、信用申請相關文件、核定/修訂 / 信用保留說明、超額出貨申請擔保 說明、工作天說明、信用複查時點 說明、催收流程 辦法、現金折扣 說明及呆帳管理辦法等。
三、權責說明:明列不同職級其所應負責的作業內容和授信額度的範圍,當遇有須超額出貨的情形,其應核准的層級等。
四、操作流程及步驟:將各個作業流程予以標準化(Standards of Procedure)
五、系統檔案更新:日常作業即能作到表單/表格電子化外,並能將相關的數據記錄於內部資料庫中,以便於未來能隨時產生報表或追蹤應收帳款的流動情形。

應收帳款日常會計處理原則:

1.核對已輸入應收帳款交易
2.輸入必要的現金沖銷或調整
3.通知適當的員工之資料輸入已擱置,直到有進一步的通知為止
4.產生會計期間的應收帳款帳齡報表
5.產生客戶對帳單
6.產生拖欠催收通知
7.轉呈拖欠催收通知給信用部門
8.轉呈客戶對帳單給應收帳款員
9.郵寄客戶對帳單
10.記錄應收帳款分錄於總帳中
11.完成應收帳款交易的分錄表單
12.轉呈分錄表單給財務經理(長)

外部可供應收帳款管理的工具

除了自行收集客戶的信用資料外,企業也可透過商業機構來達到應收帳款管理的目的。在商業資訊部份,企業可以向國際的商業徵信機構訂購該客戶的信用報告,若已逾期成為呆帳則可考慮交由專業的跨國性帳款催收公司或律師事務所來進行催討的動作;若想直接進行風險的移轉,則可尋求銀行間對該筆應收帳款的願意承讓額度和融資比率,另也可以將公司整籃子的應收帳款委由專業的應收帳款保險經紀人在市場中找到最佳的保險方案。

針對應收帳款出售予金融機構,金管會已於日前(2005.7.21)公佈了「銀行應收帳款承購業務規範」,其內文要求日後當賣方(即出售應收帳款的企業)在逾期未繳息三個月後,銀行須向聯徵中心列報,同時並向聯徵中心提報是否為有/無追索權的收讓業務,而過去僅對賣方做徵信也須改變為對買方(即企業的客戶)做徵信調查。可見,在未來應收帳款承購業務的操作不論是對銀行或企業都將更嚴謹。

另外,有關應收帳款保險其實可做為企業在擴展業務、保障債權的一個不錯的方案,特別是針對出口的交易,買方的信用資料其實不較國內的客戶易掌握,而在目前競爭的商業環境中,放帳與否又已形成另一種競爭的條件之一。一般而言,由於應收帳款保險是整籃子風險的保障以達合理分散風險的大數法則效果,其費率較應收帳款承購來得低,但兩者的出發點可能不同,在於應收帳款承購是一種融資兼帳款保障的方案,但就必須犧牲原本的獲利水準,應收帳款保險則是純粹由風險移轉的目的為考量,但若真有融資需求時,其實仍可用該保單向有承作經驗的銀行評估以整份保單的總信用額度或單筆客戶信用額度作為融資的基礎。唯兩者都必須在事前對被授予信用的買方做徵信,當買方信用不足時,仍是有可能發生無法取得信用額度的情形。除了平時企業就該建立起客戶的信用檔案以備未來要進行該類業務時,方可提出內部的信用資料供金融機構參考,另也可考慮採用專業的應收帳款保險經紀人公司為其應收帳款管理委外時作成本效益分析和規劃。

應收帳款委外催收注意要點:

1.收帳成功,才需付款 (No Pay,No Cur)
2.開戶費用及事前評估費用納入佣金計算中
3.詳讀委託合約
4.備妥相關貿易單據和聯絡文件
5.專業商業網路收帳
6.提供催收流程說明
7.提供定期進度報告
8.主動提出可行方案
9.委託期間不要超過一年

建立企業內部的信用評分機制

當企業已有累積相當的信用資料後,而客戶數又較多時,可以建置公司內部的信用評分系統(Credit Scoring),亦或部份企業可以應用已在使用的ERP中的應收帳款管理模組(A/R Module)以做到讓信用額度評核自動化,節省未來信用調查所需的時間和成本。

信用評分系統係將客戶的信用量化,透過統計方法來衡量客戶信用風險等級的評分制度,同時配合企業的信用政策將信用風險群組和授信的條件及額度結合,其步驟如下:

一、決定代表客戶信用評分的相關要素: 參考要素構面如授信資料、財務資料、其它公司資訊、銀行及貿易參考資料、負面資訊記錄等。
二、授與各要素權重
三、風險等級分類
四、付款條件及授信額度範圍

企業也可考慮將信用評分系統的建置作業委外或向商業資料機構購買部份商業資料來彌補內部資料庫的不足和加強風險群組分類的可信度,一個信用評分系統應可做到信用管理自動化和信用異常預警的功能。

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