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 台灣法律網 > 法律知識庫 > 採購工程 > 採購工程專欄

【新政府採購法律問題】期末報告審查是否需監辦?採購文件應由誰保管?是否有保存期限?

文 / 劉孟錦律師.楊春吉
【台灣法律網】


【問題】

採購法第107條規定「採購文件應另備具一份,保存於主管機關指定之場所」…請問應由誰保管?是業務(請購)單位或者是採購(發包)單位?主管指定之場所為何?是否有相關解釋函?是否有保存期限的規定?

機關辦理勞務採購期末審查並請監辦單位列席,請問監辦單位是否需參加(有無涉及實質採購事項審查疑慮)?若參加可否於會議中就報告內容表示意見?


【解析】

一、採購文件應由誰保管?是否有保存期限的規定?

按行政院公共工程委員會九十一年十二月四日 工程企字第O九一OO五一六一四O號令即謂「一、茲指定下列場所為政府採購法(以下簡稱本法)第一百零七條所規定「採購文件保存之場所」: (一) 機關存放檔案場所。 (二) 機關辦公場所。 (三) 本法第四條接受機關補助辦理採購之法人或團體之場所。 (四) 本法第五條及第四十條代辦採購之法人、團體或機關之場所。 (五) 本法第一百零六條駐國外機構辦理或受託辦理之採購,該駐國外機構之場所。 (六) 其他經主管機關指定之場所。 二、前項第三款及第四款之場所,機關應於補助或委託時予以敘明。 三、駐國外機構辦理或受託辦理國內機關之採購,或外國法人或團體接受國內機關補助或委託辦理採購,應另備具一份保存於國內機關之場所 。」,則有關「採購文件保存之場所」,就不再說明。

至於應由誰保管?是否有保存期限的規定?因該等資料,大部份仍屬檔案法第2條:「本法用詞,定義如下:一、政府機關:指中央及地方各級機關 (以下簡稱各機關) 。二、檔案:指各機關依照管理程序,而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。三、國家檔案:指具有永久保存價值,而移歸檔案中央主管機關管理之檔案。四、機關檔案:指由各機關自行管理之檔案。」所稱檔案,是屬檔案法第2條所稱檔案之管理,自應依檔案法(http://law.moj.gov.tw/LawClass/LawAll.aspx?PCode=A0030134)、檔案法施行細則(http://law.moj.gov.tw/LawClass/LawAll.aspx?PCode=A0030085)等相關規定辦理。

換言之,由誰保管?是否有保存期限的規定?應依分層明細表(例如http://www.dop.taipei.gov.tw/ct.asp?xItem=60179&CtNode=6091&mp=113001http://163.29.206.27/list/list.htm等)、機關檔案保存年限及銷毀辦法(http://law.moj.gov.tw/LawClass/LawAll.aspx?PCode=A0030089)等相關規定為之。

二、期末報告審查是否需監辦?

按政府採購法第12條第1項、第13條第1項、第2項、中央機關未達公告金額採購監辦辦法第2條分別規定「機關辦理查核金額以上採購之開標、比價、議價、決標及驗收時,應於規定期限內,檢送相關文件報請上級機關派員監辦;上級機關得視事實需要訂定授權條件,由機關自行辦理。」「(第1項)機關辦理公告金額以上採購之開標、比價、議價、決標及驗收,除有特殊情形者外,應由其主(會)計及有關單位會同監辦。(第2項)未達公告金額採購之監辦,依其屬中央或地方,由主管機關、直轄市或縣(市)政府另定之。未另定者,比照前項規定辦理。」「機關辦理未達公告金額而逾公告金額十分之一之採購,承辦採購單位於開標、比價、議價、決標及驗收時,應通知機關首長或其授權人員指定之主 (會) 計或有關單位派員監辦。前項有關單位,指機關內之政風、監查 (察) 、督察、檢核或稽核單位。」。

是監辦之範圍,係以採購之開標、比價、議價、決標及驗收為限,期末報告審查似非監辦之範圍,惟政府採購法施行細則第90-1條也規定「勞務驗收,得以書面或召開審查會方式辦理;其書面驗收文件或審查會紀錄,得視為驗收紀錄。」,是勞務驗收,如是以召開審查會方式辦理者,則應監辦。

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作者簡介
劉孟錦律師
台灣聯合法律事務所 主持律師、台灣法律網 主持人、台灣法律網電子報 發行人
電話:(02)2363-5003
傳真:(02)2363-5009
地址:106台北市大安區羅斯福路二段91號13樓
e-mail:Lawyer104@msn.com
台灣法律網 http://www.lawtw.com/


楊春吉(故鄉)
Double House買賣租賃聯盟主席(暨創辨人)、定豐地產開發有限公司專業顧問、個人理財專業顧問、古月吉力工作室負責人、房產公司C.E.0、榕樹學堂副執行兼講師、故鄉法律網/故鄉法律專欄(http://gs803501.pixnet.net /blog)版主、採購專業人員師資資料庫受推薦講師、社區大學講師、104講師中心講師、台灣教育網講師、台灣法律網專欄作者、免費義務法律顧問、法律演講(請洽0916077009楊講師)。

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